Choice IT - 雲端社福機構管理系統 (SWOMS)
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編號: 65297
日期: 2012-03-01
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雲端社福機構管理系統 (SWOMS)是一套專為不同綜合服務中心或社福團體而編寫的網絡雲端管理系統。該系統利用 PHP 編程技術及MySQL數據庫等雲端技術配合不同社福機構,將會員管理、課程或活動管理、社區服務或個案管理及義工管理四大範疇集中於相同系統管理,提高系統單一性,實行「一個系統,多種功能」 的原則,降低功能重複及營運成本,減少不必要的資源消耗,方便中心進行系統維修。

本系統適用於各非政府社福機構 (NGO) 及非牟利社福機構 (NPO) 如:青少年綜合服務中心、家庭綜合服務中心等社福機構使用。 以下為本系統的主要功能及賣點:

1. 會員管理

利用會員管理,保證用戶能輕鬆快捷進行會員登記、續會等日常工作。用戶可按中心需要或會員類別自行設定有關會費。會員資料包括個人資料, 相片, 技能, 已參加課程 / 活動記錄等均會記錄於系統內,方便有關會員或中心職員查詢歷史記錄。 系統可按中心特有的會員編號自動編排剛加入的會員特有編號,故無須更改現有的排序方式。中心職員更可利用系統列印會員地址標籤,方便製作中心刊物。同時獨有的SMS短訊提示功能及電郵通訊功能,更能確保會員收到最新中心資訊,兩者更可進行會員過濾搜索,向特定會員發出最新中心資訊。

2. 導師管理

導師管理功能令用戶能輕鬆快捷進行導師登記、搜索等工作。用戶可自行加入有關導師的所屬組織、出糧方式等個人資料等增強系統的導師伙伴資料庫,方便中心職員更有效地搜索合適導師。

系統獨特的工資計算系統,可按中心與導師之間簽訂之合約中之個別計算公式進行導師的工資計算,避免因統一的計算公式而令中心彧導師承擔風險。

3. 中心管理

利用中心管理功能,用戶能輕鬆快捷處理中心日常事務。中心主任可使用職員當值表(更表) 功能編排職員當值日期及時間,中心職員更可利用職員當值表進行請假、調假,令其他職員更快捷地進行配合、調動等調節工作。而本系統獨有的職員工作時數表按社會福利署的程序建立有關報表,中心主任只須填寫有關資料即可建立。 中心職員更可利用埸地 / 房間預約表進行埸地 / 房間預約,避免相同時間使用相同場地的機會,用戶可按中心需要利用電郵及獨有的SMS 方式通知與會員有關的最新中心資訊提供另一種媒介加強與中心會員溝通。

無論任何形式收據均可運用此功能進行製作及列印,系統會根據中心提供的收據樣本進行製作及列印中心職員只須經過簡單幾個步驟即可完成製作及列印收據。系統備有簡單的中心 / 活動預算表及開支表功能,讓中心職員 / 中心負責人能方便製作中心 / 活動預算表及開支表,大大降低出錯機會。

系統更配合現行市場上的免費會計軟件(如 FrontAccounting等),大大提昇「一套系統,多種功能」的設計概念,降低中心的運作成本。

4. 課程管理

課程管理讓用戶能輕鬆快捷處理中心訓練班或活動事務。中心職員利用此功能即可為會員進行報名、轉堂及請假。系統會自動記錄有關該課程的所有資訊如收費、課程名稱等方便中心職員進行查詢記錄。 另備有點名功能,系統可自動記錄有關課程之參與會員出席惰況及為負責人及導師列印點名紙,方便外出的中心職員攜帶及進行點名以策安全。中心職員更可以Excel 試算表形式下載 / 儲存至電腦。 活動管理 活動管理能讓用戶能輕鬆快捷處理中心活動事務。

中心職員利用此功能即可為會員進行報名及請假。系統會自動記錄有關該活動的所有資訊如收費、活動名稱等方便中心職員進行查詢記錄。

另備有點名功能,系統可自動記錄有關活動之參與會員出席惰況及為負責人及導師列印點名紙,方便外出的中心職員攜帶及進行點名以策安全。中心職員更可以Excel 試算表形式下載 / 儲存至電腦。

5. 義工管理

中心職員利用義工管理功能即可搜索合適的義工協助進行活動/或跟進個案。功能內記錄全面的義工資料,令中心職員更能快捷地搜索合適的義工。同時獨有的SMS短訊提示功能及電郵通訊功能,更確保義工可收到負責之個案最新資訊,讓義工即時獲得資訊進行相關個案跟進工作。義工可利用本功能進行服務簽到,讓社工記錄義工的簽到時間,有助社工利用編印功能為義工印製義工記錄冊。

6. 個案管理

你的社區中心可能提供額外的支援服務如青少年綜合支援、新移民支援或義工支援等特殊服務。本功能協助中心職員進行個案管理工作。該功能與系統中的雲端數據庳連接,中心職員利用該系統即可搜索有關會員基本及個案資料,設有跟進記錄功能,協助中心職員進行個案跟進,關注個案的最新情況。

7. 捐款管理

捐款是所有中心的其中主要收入來源。捐款管理用於處理中心的捐款及捐獻。用戶可自行設定任何捐款類別及只需輸入捐款人等資料即可進行捐款記錄及列印收據。

8. 物資管理

不少中心都會向不同需要的人會員提供物資上的援助或外借。而物資管理更是重要一環,不可以有任何錯誤。 利用物資管理功能,用戶只須輸入相關物資的資料即可對該物資進行分發、外借或歸還等管理。而本功能同時可建立捐贈證明予捐贈人士,避免不必要的誤會。

9. 報告管理

系統備有不同類型的報告供中心職員選擇。中心職員可按需要以 Excel 試算表形式下載、 匯出、列印或儲存至電腦,方便負責人進行研究、分析及修訂各項政策。

10 其他功能

運用系統獨家研發的即時聊天系統可幫助加強用戶與其他用戶即時聯繫,令工作流程更加快捷,有效提升工作的協調及節省不必要的時間。系統更配合所有 Barcode Scanner 或最新 Smart IC Card ( 智能IC卡 ) 技術進行任何形式掃描( 如會員證 ) ,中心無需承擔因轉換新系統而導致資料流失的風險。

 

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